1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
Nom commercial : OSMO Voyages
Exploitante : Élodie JACQUEMIN
Forme juridique : Entreprise individuelle (personne physique)
Adresse professionnelle : Rue de la Fusion 17b, 4280 Hannut, Belgique
Numéro d'entreprise (BCE) : 1042.539.865
Numéro de TVA : BE 1042.539.865
E-mail : contact@osmovoyages.com
Téléphone : +32 495 99 62 92
Site internet : https://www.osmovoyages.com/
Pour toute question relative à vos données personnelles ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse contact@osmovoyages.com.
2. QUELLES DONNÉES OSMO VOYAGES PEUT-ELLE TRAITER ?
Les données traitées dépendent de votre relation avec OSMO Voyages et des informations nécessaires à votre demande ou à la conception de votre voyage.
OSMO Voyages applique un principe de minimisation : seules les données pertinentes et nécessaires aux finalités poursuivies sont demandées.
2.1. Données d'identification et de contact
Selon les circonstances, OSMO Voyages peut traiter :
votre nom et votre prénom ;
votre adresse e-mail ;
votre numéro de téléphone ;
votre adresse de facturation ;
votre adresse de livraison lorsqu'un carnet physique doit être expédié ;
votre nationalité, lorsque cette information est utile à la recherche des formalités de voyage applicables ;
votre âge ou votre date de naissance, uniquement lorsqu'ils sont nécessaires à une prestation particulière ;
toute autre information d'identification nécessaire à l'exécution du service.
OSMO Voyages n'a pas vocation à demander ou à conserver systématiquement une copie de votre carte d'identité ou de votre passeport.
2.2. Informations relatives au projet de voyage
Afin de concevoir une prestation adaptée à vos attentes, OSMO Voyages peut notamment traiter :
les destinations envisagées ;
les dates et la durée du séjour ;
le nombre de voyageurs ;
le budget prévu ;
vos préférences de destinations et de climat ;
vos expériences et habitudes de voyage ;
vos préférences en matière d'hébergement et de transport ;
vos centres d'intérêt et activités souhaitées ;
votre rythme de voyage ;
vos préférences linguistiques ;
les contraintes particulières liées à votre projet ;
vos besoins d'accessibilité, lorsqu'ils sont pertinents ;
les informations de réservation que vous choisissez de transmettre pour les intégrer à votre itinéraire ou carnet ;
toute autre information pertinente volontairement communiquée dans le cadre de la prestation.
2.3. Informations concernant les autres voyageurs
Lorsqu'un voyage concerne plusieurs personnes, OSMO Voyages peut être amenée à traiter certaines informations relatives aux autres participants, dans la mesure où elles sont nécessaires à la préparation du projet.
Il peut notamment s'agir de leur âge, de préférences de voyage ou de besoins particuliers.
La personne qui communique ces informations est invitée à informer les voyageurs concernés de cette transmission et à ne communiquer que les informations nécessaires.
OSMO Voyages veille également à respecter les obligations d'information applicables aux données obtenues indirectement et à recueillir, lorsque cela est requis, les autorisations nécessaires auprès des personnes concernées.
2.4. Données relatives aux commandes et paiements
OSMO Voyages peut traiter les informations nécessaires à la gestion commerciale et administrative de ses prestations, notamment :
les devis établis et acceptés ;
les prestations commandées ;
les montants facturés ;
les factures et documents comptables ;
les paiements reçus ;
les références nécessaires au rapprochement des paiements ;
les informations relatives aux éventuels remboursements et réclamations.
Lorsqu'un paiement est traité par un prestataire externe, les données nécessaires à la transaction sont traitées selon les modalités applicables à ce prestataire.
OSMO Voyages n'a pas vocation à conserver les données complètes de votre carte bancaire.
2.5. Communications avec OSMO Voyages
OSMO Voyages peut conserver les informations pertinentes contenues dans les communications échangées avec vous, notamment par :
e-mail ;
formulaire ou questionnaire ;
téléphone ;
visioconférence ;
messagerie ;
ou tout autre canal convenu pour le suivi de votre projet.
Les appels ne font pas l'objet d'un enregistrement audio ou vidéo ni d'une transcription automatique par OSMO Voyages. Des notes écrites peuvent être prises afin de conserver les éléments nécessaires à la préparation de votre voyage.
2.6. Données techniques relatives au site
Lors de votre utilisation du site, certaines informations techniques peuvent être traitées, notamment :
l'adresse IP ;
le type de navigateur et d'appareil ;
le système d'exploitation ;
les dates et heures de connexion ;
certaines informations relatives à la navigation ;
les données associées aux cookies et technologies similaires.
Ces traitements dépendent des fonctionnalités réellement utilisées sur le site.
Pour davantage d'informations, vous pouvez consulter notre Politique de cookies.
3. DONNÉES PARTICULIÈREMENT SENSIBLES
Dans certaines situations, l'adaptation d'un voyage peut nécessiter la prise en compte d'informations relevant de catégories particulières de données personnelles.
Il peut notamment s'agir :
d'informations relatives à un handicap ou à une situation médicale ;
d'allergies ou d'autres besoins liés à la santé ;
de contraintes de mobilité ;
de besoins particuliers indispensables à l'organisation d'une activité ou à la sélection d'un hébergement adapté.
OSMO Voyages ne demande pas de diagnostic médical détaillé ni d'informations sensibles qui ne sont pas nécessaires à la prestation.
Lorsque le traitement porte sur des données de santé ou sur d'autres catégories particulières de données au sens du RGPD, OSMO Voyages vérifie l'existence d'une base juridique appropriée et d'une condition spécifique autorisant ce traitement.
Lorsqu'un consentement explicite est nécessaire, il est recueilli séparément, pour une finalité déterminée.
Vous êtes invité à ne communiquer que les informations réellement nécessaires à l'adaptation de votre voyage.
Ces informations font l'objet d'une attention particulière quant à leur accès, leur utilisation et leur durée de conservation.
4. POURQUOI OSMO VOYAGES UTILISE-T-ELLE VOS DONNÉES ?
OSMO Voyages ne traite vos données que pour des finalités déterminées et sur la base d'un fondement juridique prévu par le RGPD.
4.1. Répondre à vos demandes et préparer une proposition
Vos coordonnées et les informations relatives à votre projet peuvent être utilisées pour :
répondre à vos questions ;
traiter une demande de contact ;
organiser un appel découverte ;
comprendre vos attentes ;
analyser la faisabilité de votre projet ;
établir et transmettre une proposition ou un devis.
Base juridique : mesures précontractuelles prises à votre demande et, selon les situations, intérêt légitime à gérer les demandes reçues.
4.2. Concevoir et suivre votre voyage
Lorsque vous commandez une prestation, vos données peuvent être utilisées afin de :
réaliser les recherches convenues ;
sélectionner des destinations et des recommandations ;
concevoir votre itinéraire ;
identifier des hébergements, transports et activités adaptés ;
établir votre budget prévisionnel ;
créer et personnaliser votre carnet ;
assurer les échanges et ajustements prévus ;
fournir l'accompagnement convenu ;
organiser la livraison de votre carnet physique, lorsqu'elle est comprise dans votre prestation.
Base juridique : exécution du contrat conclu avec OSMO Voyages, sous réserve des conditions spécifiques applicables à certaines données sensibles.
4.3. Gérer les obligations administratives, comptables et fiscales
Certaines données sont nécessaires pour :
établir et conserver les factures ;
enregistrer les paiements ;
tenir la comptabilité ;
respecter les obligations fiscales ;
répondre aux obligations légales imposées à OSMO Voyages.
Base juridique : respect d'obligations légales.
4.4. Assurer la sécurité et défendre les droits d'OSMO Voyages
Certaines données peuvent être utilisées ou conservées afin :
de protéger les systèmes informatiques ;
de prévenir les utilisations frauduleuses ;
de gérer les réclamations ;
de documenter l'exécution d'une prestation ;
de constater, exercer ou défendre un droit en justice.
Base juridique : intérêt légitime ou obligation légale, selon les circonstances.
4.5. Communication commerciale
OSMO Voyages peut proposer l'envoi d'actualités, d'inspirations, de nouveautés ou d'offres commerciales.
Lorsque la réglementation exige votre consentement, ces communications ne sont adressées qu'après obtention de celui-ci.
Vous pouvez vous désinscrire ou retirer votre consentement à tout moment.
Le fait de demander un devis ou de commander une prestation ne signifie pas automatiquement que vous acceptez de recevoir toutes les communications promotionnelles d'OSMO Voyages.
5. PHOTOS, AVIS ET TÉMOIGNAGES
Après votre voyage, OSMO Voyages peut vous inviter à transmettre un avis, un témoignage ou des photographies.
Le fait de communiquer un retour d'expérience dans le cadre d'un échange privé ne constitue pas une autorisation automatique de publication.
Lorsque cela est nécessaire, toute utilisation de votre témoignage, de photographies personnelles, de votre image ou d'informations permettant de vous identifier à des fins de communication fait l'objet d'une autorisation distincte, spécifique et facultative.
Vous pouvez notamment déterminer les contenus que vous autorisez à utiliser ainsi que les supports concernés, selon les modalités proposées.
Le refus d'une telle autorisation n'a aucune incidence sur la prestation fournie.
Lorsqu'un contenu représente également d'autres personnes, OSMO Voyages vérifie la nécessité d'obtenir les autorisations correspondantes.
6. OSMO VOYAGES VEND-ELLE VOS DONNÉES ?
Non.
OSMO Voyages ne vend pas vos données personnelles à des tiers.
Vos informations ne sont pas communiquées à des entreprises afin qu'elles puissent librement les exploiter pour leur propre prospection commerciale sans fondement juridique approprié.
Les communications de données nécessaires au fonctionnement des prestations ou au respect d'obligations légales sont décrites dans les sections suivantes.
7. AVEC QUI LES DONNÉES PEUVENT-ELLES ÊTRE PARTAGÉES ?
OSMO Voyages peut faire appel à des prestataires techniques ou professionnels pour assurer le fonctionnement de son activité.
Selon les prestations et outils utilisés, certaines données peuvent être traitées par les catégories suivantes :
Odoo — hébergement du site, formulaires intégrés et gestion des rendez-vous.
Fillout / Zite — questionnaires et formulaires utilisés pour recueillir les informations nécessaires à certains projets.
Easyhost — hébergement et fonctionnement de la messagerie professionnelle.
Google Meet — organisation des visioconférences avec les clients.
Notion — organisation et suivi des dossiers, informations et documents clients.
Accountable — établissement des devis et factures, suivi des paiements et gestion comptable.
Prestataires d'impression et de livraison — lorsque la préparation ou l'expédition d'un carnet physique nécessite la communication de coordonnées utiles.
OSMO Voyages conserve également certaines informations et certains documents sur son propre ordinateur, dans le cadre de son organisation interne.
Les données peuvent, lorsque cela est nécessaire et légalement justifié, être communiquées aux autorités compétentes, à des conseillers professionnels ou à d'autres destinataires habilités.
La communication de données est limitée à ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie.
Les prestataires intervenant en qualité de sous-traitants sont tenus de respecter les obligations de protection des données qui leur sont applicables, notamment les engagements contractuels requis.
La liste des outils et prestataires est actualisée en fonction de l'évolution effective des services utilisés par OSMO Voyages.
8. OSMO VOYAGES TRANSMET-ELLE VOS DONNÉES AUX HÔTELS, COMPAGNIES AÉRIENNES OU AUTRES PRESTATAIRES DE VOYAGE ?
Dans le cadre de son modèle de travel planning, OSMO Voyages fournit principalement une prestation de conseil, de recherche et de conception.
En principe, le client effectue lui-même les réservations de vols, hébergements, transports et activités auprès des prestataires concernés.
OSMO Voyages ne transmet donc pas systématiquement les données personnelles du client aux prestataires touristiques recommandés.
Lorsque le client suit un lien de réservation externe, les informations qu'il transmet directement au prestataire sont traitées conformément aux règles de ce dernier.
Si une transmission ponctuelle de données personnelles à un prestataire touristique devient nécessaire pour une démarche expressément convenue avec le client, OSMO Voyages l'informe des informations concernées, de la finalité et du destinataire, et vérifie le fondement juridique applicable.
9. TRANSFERTS DE DONNÉES EN DEHORS DE L'ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN
Certains outils et prestataires utilisés par OSMO Voyages peuvent impliquer le traitement, l'hébergement ou l'accès à des données personnelles depuis des pays situés en dehors de l'Espace économique européen.
Cela peut notamment dépendre de leurs infrastructures, sous-traitants techniques ou modalités de fonctionnement.
Lorsque de tels transferts sont soumis au chapitre V du RGPD, OSMO Voyages veille à ce qu'ils reposent sur un mécanisme juridiquement valable, notamment :
une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
des clauses contractuelles types accompagnées, lorsque nécessaire, de garanties supplémentaires ;
ou un autre mécanisme prévu par la réglementation.
Les dérogations liées à la nécessité d'exécuter un contrat ne sont utilisées que dans les circonstances exceptionnelles prévues par la réglementation, et non comme mécanisme général de transferts réguliers.
Pour obtenir davantage d'informations sur les transferts applicables et leurs garanties, vous pouvez contacter OSMO Voyages à contact@osmovoyages.com.
10. COMBIEN DE TEMPS LES DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ?
OSMO Voyages conserve les données personnelles pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales et des nécessités de conservation justifiées.
Les règles de conservation varient selon la nature des informations.
Demandes de contact et devis sans commande
Les informations sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, aux échanges éventuels et à un suivi commercial raisonnable, puis supprimées ou anonymisées selon les durées définies dans la politique interne de conservation.
Dossiers de voyage
Les informations nécessaires à la conception et au suivi d'un voyage sont conservées pendant l'exécution de la prestation.
À l'issue de celle-ci, seules les données encore nécessaires pour répondre aux obligations légales, gérer une réclamation ou défendre les droits d'OSMO Voyages sont conservées pendant les périodes justifiées.
Documents comptables et fiscaux
Les factures, justificatifs et autres documents soumis à des obligations de conservation sont conservés pendant les délais prévus par la législation applicable.
Données de santé et autres données sensibles
Elles sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à l'adaptation du voyage ou à la finalité légitime pour laquelle elles ont été recueillies, sauf obligation légale ou autre justification valable.
Données utilisées pour la prospection commerciale
Les données traitées sur la base du consentement sont conservées tant que celui-ci demeure valable et que leur utilisation reste justifiée.
Le retrait du consentement entraîne l'arrêt des traitements concernés, sous réserve de la conservation des éléments nécessaires à la preuve du retrait ou au respect d'une obligation légale.
Photographies et témoignages
Ils sont utilisés dans les limites de l'autorisation accordée et pendant la durée qui y est prévue.
Les durées précises et les critères internes de conservation sont documentés par OSMO Voyages et réévalués périodiquement.
11. SÉCURITÉ DES DONNÉES
OSMO Voyages met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à son activité et aux risques présentés par les données traitées.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
la protection des comptes par des mots de passe robustes ;
l'authentification multifacteur lorsque disponible ;
la limitation de l'accès aux dossiers clients ;
la sécurisation de l'ordinateur utilisé ;
les mises à jour régulières des logiciels ;
des sauvegardes protégées ;
la limitation de la transmission d'informations sensibles ;
la suppression des données devenues inutiles.
Les dossiers clients peuvent être organisés dans Notion et conservés localement sur l'ordinateur professionnel utilisé par OSMO Voyages.
L'accès aux informations est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour leurs missions.
Aucun dispositif informatique ne permettant de garantir une sécurité absolue, OSMO Voyages réévalue ses mesures de protection en fonction des risques et de l'évolution de ses outils.
12. VOS DROITS
Conformément au RGPD et sous réserve des conditions prévues par la législation, vous disposez notamment :
d'un droit d'accès à vos données ;
d'un droit de rectification ;
d'un droit à l'effacement ;
d'un droit à la limitation du traitement ;
d'un droit d'opposition à certains traitements ;
d'un droit à la portabilité lorsque ses conditions sont réunies ;
du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsqu'un traitement repose sur celui-ci ;
du droit de ne pas faire l'objet de certaines décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, lorsque les conditions légales sont réunies.
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter :
OSMO Voyages peut demander les informations raisonnablement nécessaires à la vérification de votre identité lorsqu'un doute justifié existe.
Une réponse est apportée dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d'un mois, sous réserve des prolongations légalement autorisées.
13. DROIT D'INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION
Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation, vous pouvez contacter OSMO Voyages afin de permettre l'examen de votre demande.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
Site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
Le recours à l'APD ne vous prive pas des autres voies de recours prévues par la réglementation.
14. COOKIES
Le site internet OSMO Voyages peut utiliser des cookies et technologies similaires.
Certains sont nécessaires au fonctionnement technique, à la sécurité ou à la fourniture de fonctionnalités demandées par l'utilisateur.
Lorsque des traceurs non essentiels sont utilisés et que leur activation nécessite un consentement, celui-ci est demandé conformément aux règles applicables.
Vous pouvez consulter la Politique de cookies d'OSMO Voyages pour connaître les catégories de cookies, leurs finalités et les moyens de gérer vos préférences.
15. LIENS VERS DES SITES TIERS
Le site internet et les documents OSMO Voyages peuvent contenir des liens vers des services externes, notamment des compagnies aériennes, hébergements, transporteurs, organisateurs d'activités ou autres prestataires.
Lorsque vous accédez à ces services, les données personnelles que vous leur communiquez directement sont traitées selon leurs propres règles de confidentialité.
OSMO Voyages vous invite à prendre connaissance de ces règles avant de transmettre des informations personnelles.
16. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
OSMO Voyages peut modifier la présente Politique de confidentialité afin notamment de tenir compte :
de l'évolution des prestations ;
de l'ajout ou du retrait d'outils ;
de nouvelles catégories de données traitées ;
de modifications des finalités ou modalités de traitement ;
d'une évolution des obligations légales.
La date de dernière mise à jour figure en haut du document.
Lorsque des modifications importantes le nécessitent, OSMO Voyages prend les mesures d'information appropriées et recueille un nouveau consentement lorsque celui-ci est légalement requis.
17. CONTACT
Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles :
OSMO Voyages
Exploitante : Élodie JACQUEMIN
E-mail : contact@osmovoyages.com
Téléphone : +32 495 99 62 92
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